Дата подписания документа в ЭДО: значение, метка времени и применение

Что такое дата подписания электронного документа

Дата подписания электронного документа в системе электронного документооборота (ЭДО) – это момент формирования электронной подписи (ЭП). Она автоматически фиксируется, когда пользователь заверяет документ с помощью своего сертификата. При этом система проверяет легитимность сертификата: оператор направляет запрос в удостоверяющий центр и, при положительном результате, в штампе отображается информация о владельце сертификата, а также точное время создания подписи.

Основная функция даты подписания – подтверждение того, что на момент визирования документа сертификат электронной подписи был действительным. Важно понимать, что эта дата не имеет отношения к моменту совершения хозяйственной операции, если речь идет о первичной документации.

В чем отличие даты подписания от даты операции

В бумажном документообороте дата подписания документа часто совпадает с датой проведения операции. Например, поставщик доставляет товар на склад покупателя, и представители обеих сторон сразу подписывают товарную накладную. По этой причине многие привыкли воспринимать дату подписания как день совершения хозяйственной операции.

Согласно п. 3 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», первичные документы на бумаге составляются в момент проведения операции или непосредственно после ее завершения. Однако при переходе на электронный документооборот возникает разделение понятий, что может вызвать путаницу.

В первичной документации существует только один реквизит, относящийся ко времени – дата составления документа. В качестве таковой указывается день подписания ответственными лицами согласно п. 8 приказа Минфина от 16.04.2021 № 62н. Но с юридической точки зрения правильнее говорить именно о дате составления, поскольку этот термин закреплен в законодательстве.

Технология формирования даты подписания в ЭДО

Достоверную информацию о времени и дате заверения электронного документа содержит цифровой штамп времени, также известный как метка достоверного времени. Этот термин фигурирует в Федеральном законе от 06.07.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Штамп удостоверяет действительность сертификата ЭП в момент подписания. Правила создания и проверки метки регламентируются приказом Минцифры от 06.11.2020 № 580.

При обычном формировании электронной подписи время и дата события не фиксируются, поскольку законодательство не требует их записи при создании подписи. Иногда ЭП содержит данные о времени подписания, но они могут быть недостоверными, так как система берет информацию с устройства пользователя, где часы могут быть настроены некорректно.

Для обеспечения точности временной информации используется специальный сервис – служба штампов времени (Time Stamping Authority, TSA). Сервер этой службы всегда имеет доступ к актуальным данным о времени. В момент подписания документа служба получает запрос, обрабатывает его и записывает дату и время в электронную подпись. За функционирование TSA отвечают специальные программы, например КриптоПро TSP Client, или операторы информационных систем.

Процесс создания метки времени выглядит следующим образом:

При подписании документа система создает его хеш-значение – уникальный набор строк одинаковой длины, полученный путем преобразования данных.
Хеш-функция документа отправляется в службу доверенного времени.
Сервер возвращает хеш-функцию, дополненную точной информацией о времени подписания.
Ответ сервера подписывается сертификатом квалифицированной электронной подписи (КЭП) – это и есть метка достоверного времени.

Если хеш в штампе времени идентичен хешу документа, а сертификат сервера действителен, значит, ЭП пользователя существовала на момент формирования метки – в этом проверяющий может быть уверен.

Сохранность данных о времени обеспечивается также контролем доступа и аутентификацией. Подписывать документы в системе ЭДО могут только уполномоченные пользователи с соответствующими правами – это минимизирует риск несанкционированного доступа к временным данным.

Значение даты подписания для бухгалтерского учета

Для целей бухгалтерского и налогового учета ключевое значение имеет дата совершения операции, а не время подписания электронной первичной документации. Эти даты могут совпадать, что не вызывает проблем. Однако если, например, товар был отгружен 11 июля, а товарная накладная в системе ЭДО подписана только 14 сентября, в учете отражается день операции – 11 июля.

Дата составления первичных документов важна по нескольким причинам:

Она позволяет установить налоговый период совершения операции. Право организации учесть расходы и принять к вычету НДС возникает только после проведения операций. Без оформленной первичной документации с указанием дня сделки сделать это невозможно. Корректно созданная первичка дает возможность признать расходы и получить вычет по НДС в том налоговом периоде, в котором фактически была осуществлена операция.

Дата составления является обязательным реквизитом первички, установленным законом. Если в документе отдельно не указан день операции, считается, что он совпадает с днем создания документа. Первичную документацию без обязательных реквизитов, включая дату составления, нельзя принимать к учету.

Правильно оформленная первичка подтверждает факты хозяйственной деятельности и может служить доказательством в суде. Например, если покупатель утверждает, что не получил товар, несмотря на перечисленный аванс, поставщик может предъявить суду товарную накладную и доказать, что в определенный день он передал продукцию, а покупатель ее принял.

При проведении аудита специалисты уделяют значительное внимание первичной документации. Даты составления документов помогают проследить последовательность операций и выявить возможные несоответствия.

Практическое применение даты подписания электронных документов

Значение даты подписания электронного документа варьируется в зависимости от сферы применения:

Бухгалтерский учет

Для бухгалтерии и налогообложения определяющим фактором является день проведения операции, а не время заверения электронной первички. При несовпадении этих дат приоритет имеет дата хозяйственной операции.

Юридические отношения

При заключении электронного договора дата подписания может быть юридически значима. Например, Росреестр в письме от 13.02.2023 № 14-1142-ТГ/23 разъяснил, что датой заключения договора считается день его фактического подписания электронной подписью. Таким образом, штамп времени может определять момент вступления договора в силу. Однако стоит учитывать, что в тексте договора может быть оговорен иной момент, с которого сделка начинает действовать, например передача имущества.

Сфера государственных закупок

При работе с государственными контрактами дата подписания имеет существенное значение. Так, с момента подписания акта о приемке товаров в единой информационной системе закупок начинается отсчет срока оплаты по контракту.

Административные процессы

При подаче документов в налоговую службу, Росреестр и другие государственные органы дата подписания не столь важна. Информационная система фиксирует время отправки файлов – именно с этого момента начинается отсчет сроков рассмотрения.

Логистика и снабжение

В сфере грузоперевозок используется электронная товарная накладная (ЭТрН), которую подписывают все участники процесса: отправитель – при передаче груза водителю, перевозчик – при получении груза для транспортировки, получатель – при приемке груза. Подписание ЭТрН фиксирует время совершения действий участниками перевозки, что обеспечивает контроль процесса доставки.

Работа с датой подписания в информационных системах

Для подписания электронных документов в учетных системах, например в 1С, могут использоваться специальные модули интеграции с ЭДО. Перед заверением первичной документации необходимо определиться с датой операции. Если она совпадает с днем составления документа, достаточно отметить это в соответствующем поле. В случае расхождения этих дат требуется дополнительно указать день проведения операции. Метка достоверного времени создается автоматически, фиксируя момент подписания и действительность сертификата ЭП.

Часто задаваемые вопросы

Что считается датой подписания документа в ЭДО?

Датой подписания электронного документа является момент формирования электронной подписи. Она подтверждает легитимность сертификата ЭП на момент заверения документа.

Можно ли самостоятельно указать дату подписания?

Дата подписания всегда формируется системой автоматически, пользователь не может установить ее вручную. Однако контрагенты могут указать в документе дату фактической передачи товаров, выполнения работ или оказания услуг.

Допустимо ли подписывать документы задним числом?

Законодательство прямо не запрещает подписывать в системе ЭДО документы за прошлые периоды. Если даты операции и подписания расходятся в пределах одного налогового периода, негативных последствий не возникает. Однако заверение в системе ЭДО документов за более ранние периоды может привести к путанице в бухгалтерии и вызвать претензии со стороны налоговых органов.

Как исправить ошибки в подписанном электронном документе?

Для исправления уже подписанного электронного документа существует два варианта: полная замена на новый документ или составление акта разногласий с контрагентом. В первом случае даты подписания и проведения операций могут не совпадать. Несмотря на это, в документе необходимо указать фактическую дату хозяйственной операции.

Какие ключевые даты фиксируются в документах при ЭДО?

В системе электронного документооборота отражаются три важные даты: создания документа, совершения операции и подписания электронной подписью.