Машиночитаемые доверенности (МЧД)

Что такое машиночитаемая доверенность

Машиночитаемая доверенность (МЧД) – электронный документ формата XML, подписанный квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации через ЭДО. МЧД создается по утвержденному формату для автоматической проверки информационными системами. В 2023 году вступили в силу поправки в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ, которые ввели новые правила работы с электронными документами и электронными подписями.

Основное назначение МЧД – подтверждение полномочий сотрудника и его принадлежности к компании при подписании документов личной электронной подписью физического лица. Руководитель наделяет работника правом выполнять определенные действия от имени организации, например, подписывать электронные документы с контрагентами или отправлять отчетность в государственные органы.

Новые правила использования электронных подписей

С 1 сентября 2023 года удостоверяющие центры прекратили выдачу сертификатов электронной подписи сотрудников, содержащих одновременно данные физического лица и организации. Сертификаты, полученные до этой даты, можно использовать до 31 августа 2024 года или до окончания срока их действия (в зависимости от того, что наступит раньше).

После этого сотрудники обязаны перейти на схему подписания документов сертификатом физического лица в сочетании с машиночитаемой доверенностью. Это означает, что информация о компании теперь содержится не в сертификате подписи, а в отдельном документе – МЧД.

Для руководителей организаций правила получения сертификатов изменились еще раньше. С 1 января 2022 года руководители юридических лиц и индивидуальные предприниматели могут получить КЭП только в удостоверяющем центре ФНС России или у его доверенных лиц. Кредитные организации обращаются в УЦ Банка России, а должностные лица государственных органов и руководители бюджетных организаций – в УЦ Федерального казначейства.

Требования к машиночитаемым доверенностям

Требования к машиночитаемым формам документов о полномочиях определяет приказ Минцифры РФ от 18.08.2021 № 858. Он устанавливает формат XML для МЧД – аналогичный формату электронных документов, передаваемых контрагентам и в ФНС.

Согласно приказу Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857, электронная доверенность должна содержать:

• Наименование и номер доверенности
• Данные о доверителе (для физлица или ИП: ФИО, СНИЛС, ИНН, ОГРНИП)
• Данные о доверителе (для российского юрлица: наименование, адрес, ИНН, ОГРН, КПП, ФИО и СНИЛС руководителя)
• Данные о доверителе (для иностранного юрлица: наименование, адрес, ИНН при наличии, регистрационный номер, ФИО руководителя)
• Данные о представителе: ФИО, дата рождения, паспортные данные, СНИЛС, ИНН
• Дату создания метки доверенного времени
• Срок действия документа (при наличии)
• Полномочия представителя с идентификаторами по классификатору
• Данные об информационной системе для проверки статуса документа
• КЭП, которой подписан документ
• Информацию о возможности передоверия

28 марта 2023 года ФНС опубликовала универсальный формат МЧД, который можно применять для различных целей, включая ведение B2B и B2G документооборота.

Передоверие в МЧД

Как и бумажные доверенности, МЧД можно передоверять при наличии соответствующего разрешения. Возможность передоверия закреплена в статьях 17.2 и 17.3 Федерального закона № 63-ФЗ. Например, руководитель выдает МЧД с правом передоверия финансовому директору, который затем может делегировать определенные полномочия другим сотрудникам.

При передоверии можно передать как все полномочия из исходной доверенности, так и их часть. Объем полномочий устанавливается доверителем, но не может превышать объем по основной доверенности. Допускается конкретизация передаваемых полномочий. Например, в первоначальной доверенности указано право подписывать все виды электронных документов, а в доверенности по передоверию – только право подписи первичных документов.

Случаи нотариального заверения МЧД

Когда нотариальное заверение не требуется

Доверенности, выдаваемые в порядке передоверия юридическими лицами, не требуют нотариального заверения. Это возможно, поскольку руководители действуют от имени организаций без доверенности (ст. 187 ГК РФ). МЧД не нужно заверять у нотариуса только в случае, если она выдана от имени юридического лица руководителем организации.

Когда нотариальное заверение обязательно

Нотариального заверения требуют все остальные доверенности, выданные в порядке передоверия. В частности, доверенности, выданные руководителями филиалов и представительств, должны быть нотариальными, поскольку электронная подпись руководителя филиала является подписью физического лица и не содержит информации о компании.

Нотариус проверяет всю цепочку доверенностей, выданных в порядке передоверия, до корневой и удостоверяется в наличии права передоверия. Для этого используется Единая информационная система (ЕИС) нотариата, где проверяется, что доверенность не отменена и действительна.

Запрет на передоверие

В доверенности можно закрепить запрет на передоверие полномочий. Для этого в тексте документа указывается: «Доверенность выдана без права передоверия» или «Передача полномочий по данной доверенности как полностью, так и в части, запрещена».

Срок действия МЧД

Согласно ст. 186 ГК РФ, доверенность действительна в течение года со дня ее совершения, если в ней не указан другой срок. Обязательно должна быть указана дата создания доверенности, иначе она не будет иметь юридической силы.

Важно отметить, что доверенность с передоверием теряет силу с окончанием срока действия корневой доверенности. Кроме того, лицо, передавшее полномочия, может в любой момент отменить такую доверенность.

Классификатор полномочий

Для стандартизации полномочий в МЧД Минцифры РФ разрабатывает специальный классификатор. Его действие регулируется Приказом министерства от 18.08.2021 № 856.

Классификатор необходим, чтобы информационная система головного удостоверяющего центра могла автоматически определять полномочия подписанта. Каждое полномочие имеет уникальный идентификатор, наименование и дату включения в классификатор. Сведения из классификатора доступны через «Единый портал государственных и муниципальных услуг» (Госуслуги).

Переходный период

Важно знать сроки перехода на новую систему работы с электронными подписями:

• До 31 августа 2024 года сотрудники могут использовать сертификаты ЭП, содержащие их личные данные и сведения об организации
• С 1 сентября 2024 года схема работы с ЭП физлица и МЧД становится обязательной для всех
• Сотрудники, не имеющие сертификата ЭП сотрудника, и новые работники, принятые после 1 сентября 2023 года, обязаны использовать МЧД с этой даты

Переходный период не повлиял на правила получения ЭП руководителя. С 1 января 2022 года их выдают только УЦ ФНС и ее доверенные УЦ.

Особенности использования сертификатов ЭП

Электронная подпись руководителя

Руководители получают КЭП у налоговой службы или ее доверенных УЦ. Сертификат выдается на физическом носителе (токене), сертифицированном ФСБ. Руководитель должен лично получить сертификат при подтверждении личности. Отправить заместителя или другого сотрудника с доверенностью нельзя.

Сертификат ЭП руководитель должен применять самостоятельно, передача другим лицам запрещена. Ключ сертификата, записанный на токен, нельзя скопировать в реестр или на другой носитель, поэтому использовать его можно только на одном компьютере.

Электронная подпись представителя

По новым правилам сотрудники коммерческих организаций применяют сертификат ЭП физического лица. В нем указываются только ФИО и ИНН конкретного человека без привязки к организации. Такую ЭП можно получить в любом аккредитованном УЦ и использовать как для рабочих, так и для личных целей.

Сотрудники бюджетных организаций получают сертификат должностного лица в УЦ Федерального казначейства.

Аккредитованные удостоверяющие центры

Перечень аккредитованных УЦ доступен на информационном ресурсе Минцифры России. Согласно Федеральному закону № 63-ФЗ, удостоверяющий центр должен соответствовать следующим требованиям:

• Минимальный размер капитала – более 1 млрд рублей или 500 млн рублей при наличии филиалов в более чем 75% субъектов РФ
• Наличие лицензии на разработку, производство и распространение криптосредств
• Финансовое обеспечение при убытках третьих лиц – не менее 100 млн и 500 тыс. рублей
• Право собственности на аппаратные средства электронной подписи
• Не менее двух работников, создающих и выдающих сертификаты ЭП
• Соответствие требованиям к деловой репутации руководителей и учредителей
• Отсутствие досрочно прекращенной аккредитации в течение трех лет до подачи заявления

Аккредитация УЦ проводится раз в три года или чаще, если это указано в заявлении центра.

Проверка срока действия сертификата ЭП

Проверить срок действия сертификата можно через криптопрограмму для сертификатов электронной подписи или в личном кабинете удостоверяющего центра, где были получены сертификаты.

Как указывать информацию о МЧД в документах

ФНС опубликовала Письмо от 22.03.2023 № ЕА-4-26/3420@ с пояснениями о том, как указывать информацию о МЧД в форматах документов, утвержденных ранее 2022 года и не содержащих полей для сведений о доверенности. Для таких форматов рекомендуется использовать свободные информационные поля.

Речь идет о документах, регулируемых приказами ФНС России:

• № ММВ‑7‑15/820@ (счет-фактура и УПД) и № ЕД‑7‑26/736@ (корректировочные документы)
• № ММВ‑7‑10/551@ (товарная накладная) и № ММВ‑7‑10/552@ (акт выполненных работ)
• № ММВ‑7‑15/423@ (акт приемки с расхождениями)

Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ также предусматривает возможность передавать информацию о МЧД другими способами, включая передачу отдельного файла в пакете с документом.

Часто задаваемые вопросы