Автор: 
Что представляет собой СЭД
Система электронного документооборота (СЭД) – программный комплекс, обеспечивающий обмен и управление электронными документами внутри организации. СЭД позволяет централизованно создавать документы, хранить их в электронном архиве, вносить изменения, пересылать между отделами, согласовывать с ответственными лицами и контролировать статус подписания.
Современные СЭД значительно ускоряют бизнес-процессы, связанные с документами. Например, в организации формируется пакет документов по сделке с новым поставщиком. Через СЭД этот пакет последовательно проходит согласование у всех заинтересованных подразделений – бухгалтерии, юридического отдела и других структур. После внутреннего согласования комплект документов может быть направлен контрагенту через систему внешнего электронного документооборота.
Ключевые функции СЭД
Система электронного документооборота выполняет множество задач, оптимизирующих работу с документацией:
Автоматизация документооборота. Электронный обмен документами происходит значительно оперативнее бумажного. В СЭД всегда доступна информация о текущем статусе документа, какой сотрудник работает с ним в данный момент и сколько времени документ находится в обработке.
Настройка маршрутизации. СЭД позволяет создавать шаблоны маршрутов движения документов, благодаря чему файлы автоматически направляются нужным отделам или конкретным сотрудникам для выполнения определенных задач – согласования, исполнения, ознакомления.
Работа с электронной подписью. Современные СЭД интегрируются с сервисами внешнего ЭДО, что позволяет подписывать документы квалифицированной электронной подписью (КЭП) после внутреннего согласования и отправлять их контрагентам.
Критерии выбора СЭД
При выборе системы электронного документооборота необходимо учитывать конкретные потребности организации и ее бизнес-задачи. Оптимальная СЭД должна обеспечивать:
Многофункциональность в работе с документами. Важно наличие функций потокового сканирования, распознавания, регистрации, согласования и подписания различных типов документов.
Возможности редактирования. Необходимы функции комментирования и редактирования документов, включая режим коллективной работы.
Интеграция с учетными системами. СЭД должна без проблем взаимодействовать с другими программными решениями, используемыми в компании.
Контроль исполнения. Система должна позволять создавать резолюции и отслеживать процесс исполнения документов с контролем текущего статуса.
Гибкое управление доступом. Наличие возможности настройки разных уровней доступа для различных категорий сотрудников.
Интеграция с внешними системами ЭДО. Важно, чтобы СЭД могла взаимодействовать с сервисами для обмена документами с контрагентами.
Дополнительно следует обратить внимание на следующие аспекты:
Поддержка электронной подписи. Возможность использования различных видов ЭП для юридически значимого документооборота.
Репутация разработчика. Надежность поставщика решения и его опыт на рынке.
Автоматизация рутинных операций. Наличие функций автоматического выполнения стандартных задач и подготовки типовых документов.
Массовый ввод документов. Особенно важно для компаний с большим объемом документооборота.
Совместимость с офисными приложениями. Возможность интеграции с почтовыми программами и офисными пакетами.
Соответствие стандартам. Как отраслевым, так и внутренним стандартам организации.
Отказоустойчивость. Минимальное время восстановления работоспособности в случае сбоев.
Простота установки. Минимальные требования к дополнительному программному обеспечению.
Стабильность работы. Устойчивое функционирование и своевременные обновления.
Масштабируемость. Возможность адаптации СЭД при расширении компании, обеспечение удаленного доступа и гибкой маршрутизации документов, что критично для территориально распределенных организаций.
Правовое регулирование использования СЭД
Деятельность разработчиков СЭД не имеет отдельного регулирования, однако при использовании таких систем организации опираются на следующие нормативные акты:
- Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
- Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
Законодательство предусматривает ответственность за подделку и незаконное использование чужих ключей электронной подписи без согласия владельца:
Уголовная ответственность по статье 327 УК РФ, вплоть до лишения свободы на срок до двух лет.
Гражданская ответственность за ущерб, причиненный третьим лицам в результате несанкционированного использования электронной подписи.
Административная ответственность по частям 1 и 2 статьи 19.23 КоАП РФ в виде штрафа от 30 000 до 100 000 рублей.
Согласно статье 10 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ, при использовании усиленных электронных подписей участники электронного взаимодействия обязаны обеспечивать конфиденциальность ключей и не допускать их использование без согласия владельцев.
Виды систем электронного документооборота
На рынке представлены три основных типа решений:
Коробочные решения. Готовые продукты со стандартным набором функций. Такие системы наиболее распространены, поскольку их внедрение требует минимального времени, а базовая функциональность часто полностью удовлетворяет потребности большинства организаций.
Индивидуальные решения. Системы, разработанные под конкретные нужды заказчика с учетом всех особенностей его бизнес-процессов.
Комбинированные решения. Базовые продукты, дополненные опциональными модулями в соответствии с запросами пользователя.
Преимущества использования СЭД
Рынок систем электронного документооборота активно развивается, расширяя функциональность и сферы применения. К основным достоинствам СЭД относятся:
Экономическая эффективность. Сокращение административных расходов на печать, бумагу и физическую пересылку документов.
Увеличение скорости обработки. Значительное ускорение работы с документами по сравнению с традиционным бумажным делопроизводством.
Прозрачность процессов. Возможность отслеживания всех действий с каждым документом на всех этапах его жизненного цикла.
Структурированное хранение. Надежное и долговременное хранение файлов в электронном архиве с удобной системой категоризации и поиска.
Информационная безопасность. Передача данных в СЭД защищена шифрованием, а доступ сотрудников к документам строго регламентирован.
Поддержка удаленной работы. Доступ к системе через веб-интерфейс и мобильные приложения из любой точки мира.
Аналитические возможности. Инструменты для формирования разнообразных отчетов о документообороте.
Минимизация ошибок. Сокращение вероятности ошибок ручного ввода благодаря автоматическому заполнению форм.
Недостатки СЭД
Большинство недостатков систем электронного документооборота носят временный характер и преодолеваются в процессе использования. К ним относятся необходимость выделения дополнительного времени на адаптацию к новой системе и обучение персонала.
Процесс внедрения СЭД в организации
Внедрение системы электронного документооборота представляет собой комплексный процесс, включающий приобретение программного обеспечения, его установку, адаптацию бизнес-процессов под электронный формат, обучение сотрудников и при необходимости доработку системы под специфические потребности компании.
Стандартный алгоритм внедрения СЭД включает следующие этапы:
- Анализ текущих бизнес-процессов, изучение существующих маршрутов движения документов, действующих регламентов и порядка работы с документацией.
- Выбор оптимального ИТ-решения, установка программного обеспечения, его адаптация или интеграция с уже используемыми в компании системами.
- Тестирование функциональности СЭД и организация обучения сотрудников работе в новой системе.
При внедрении СЭД необходимо издать соответствующий приказ, ознакомить с ним всех сотрудников под подпись и внести необходимые изменения в локальные нормативные акты организации. В этих документах следует четко прописать цели и задачи внедрения, используемую терминологию, порядок доступа к системе и правила работы с электронными документами.
