Формализованные и неформализованные документы в ЭДО

Основные понятия электронного документооборота

Электронный документ представляет собой документированную информацию в электронной форме, передаваемую по информационно-телекоммуникационным сетям и предназначенную для обработки в информационных системах. Обмениваться электронными документами с контрагентами можно через оператора ЭДО.

Различие между формой и форматом документа

Форма документа определяет внутреннее содержание и структуру документа, включая требования к порядку заполнения информации, иерархии и составу обязательных реквизитов. Форма может быть единой и утвержденной на государственном уровне или разработанной внутри конкретной организации.

Для бумажных документов ФНС разрабатывает и утверждает официальные формы. Например, форма бумажного счета-фактуры утверждена постановлением Правительства № 1137.

Формат электронного документа представляет техническую структуру файла, определяемую расширением. К основным форматам относятся XML, JPG, TIFF, PNG, PDF.

Классификация документов в электронном документообороте

Документы, которыми обмениваются организации в системах ЭДО, подразделяются на две основные категории:

Формализованные документы — имеют форматы, утвержденные Федеральной налоговой службой Неформализованные документы — не имеют строго установленных форматов

Виды формализованных документов

Формализованные документы дополнительно классифицируются на:

Обязательные к применению:

• Универсальный передаточный документ (УПД)
• Счет-фактура
• Универсальный корректировочный документ (УКД)
• Корректировочный счет-фактура
• Исправления перечисленных документов

Необязательные к применению:

• Товарная накладная (ТОРГ-12)
• Акт выполненных работ или оказанных услуг
• Акт приемки с расхождениями (ТОРГ-2)
• Акт выполненных работ в сфере строительства (КС-2)
• Электронные форматы договоров
• Форматы страховых документов
• Акт рекламации

Характеристики формализованных документов

Формализованные электронные документы создаются исключительно в формате XML. Структура таких файлов строго регламентирована и утверждена ФНС России.

Преимущества XML-формата

Формат XML называют машиночитаемым благодаря следующим особенностям:

• Автоматическая проверка документов системами ЭДО
• Значительная экономия времени на обработку документации
• Снижение вероятности ошибок при заполнении
• Возможность автоматического переноса данных в учетные системы без участия человека

Обязательность применения формализованных документов

Тип документа	Возможность использования произвольного формата
Обязательные формализованные (УПД, счет-фактура, УКД, корректировочный счет-фактура)	Запрещена
Необязательные формализованные (ТОРГ-12, акты, договоры)	Разрешена

Исключение составляют операции с прослеживаемыми и маркированными товарами — для таких сделок обмен документами возможен исключительно в ЭДО с использованием утвержденных ФНС форматов.

Полный перечень электронных документов с утвержденными форматами, а также файлы форматов и xsd-схемы доступны на официальном сайте ФНС России.

Особенности неформализованных документов

Неформализованные документы представляют собой любые электронные файлы, для которых регулятором не разработаны утвержденные форматы. Обмен такими документами осуществляется в произвольных форматах.

Допустимые форматы неформализованных документов

Неформализованные электронные документы могут создаваться в следующих форматах:

• DOC, DOCX
• XLSX, XLS
• PDF
• JPG, JPEG
• TIFF
• PNG

Юридическая значимость неформализованных документов

Неформализованные документы, отправленные через систему ЭДО и подписанные квалифицированной электронной подписью (КЭП), обладают такой же юридической силой, как:

• Формализованные электронные документы
• Бумажные документы с печатью и собственноручной подписью руководителя

Требования к оформлению неформализованных первичных документов

При создании неформализованных первичных документов необходимо соблюдать требования Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные для первичной учетной документации.

Практические аспекты работы с документами в ЭДО

Выбор типа документа

При определении необходимости использования формализованного или неформализованного формата следует учитывать:

1. Нормативные требования — проверить, относится ли документ к категории обязательных формализованных
2. Специфику операции — учесть особенности работы с маркированными товарами
3. Потребности контрагентов — согласовать предпочтительный формат обмена документами
4. Возможности учетной системы — оценить способность системы к автоматической обработке XML-форматов

Процесс подписания документов

В системах ЭДО процедура подписания различается в зависимости от типа документа:

Для формализованных документов: подписывается XML-файл с проверкой соответствия утвержденной структуре

Для неформализованных документов: подписывается файл в том формате, в котором он был создан (PDF, JPG и другие)