Идентификатор ЭДО: всё, что необходимо знать

Суть идентификатора в электронном документообороте

Электронный документооборот стремительно набирает популярность среди организаций. Ежегодно через различные системы ЭДО передаются миллиарды электронных документов. Подобный масштаб требует надежной и четкой системы идентификации всех участников процесса.

Идентификатор участника ЭДО представляет собой уникальный цифро-буквенный код, который присваивается оператором при регистрации пользователя в системе. Благодаря этому коду компании могут находить друг друга и обмениваться юридически значимыми документами без путаницы.

Структура идентификационного кода

Каждый идентификатор ЭДО имеет стандартизированную структуру:

• Первые три символа указывают на оператора электронного документооборота
• Остальные символы (не более 43) идентифицируют конкретного пользователя

Например, идентификатор может выглядеть так: 2XX-9617641160-961701000-201808150446459104749, где первые три символа обозначают конкретного оператора ЭДО.

Обычно на одну пару ИНН-КПП приходится один идентификатор. Исключение составляют компании с одинаковым ИНН, но разными КПП – в этом случае каждая получает собственный код.

Практическое применение идентификатора

Идентификатор необходим для правильного заполнения полей XML-файлов в формализованных документах. Согласно приказам ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@ и 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@, поля отправителя и получателя должны содержать уникальные идентификаторы участников.

Второе важное применение – настройка роуминга между клиентами разных операторов ЭДО. Зная идентификатор контрагента, вы можете:

1. Создавать и обмениваться юридически значимыми документами
2. Согласовывать документы внутри организации
3. Безопасно передавать конфиденциальные файлы
4. Быстро находить документы по запросу налоговой
5. Обеспечивать надежное хранение на нескольких серверах

При этом стоимость обмена документами через роуминг не отличается от обмена внутри сети одного оператора.

Получение идентификатора ЭДО

Для получения идентификатора необходимо уведомить ФНС России о начале работы с электронными формализованными документами. Это делается через специальное заявление участника электронного документооборота.

В заявлении указываются:

• Наименование организации или ФИО для ИП
• Юридический адрес
• ИНН/КПП
• Контактная информация
• Данные о владельцах
• Реквизиты сертификатов ключа подписи
• Информация о налоговом органе, к которому относится организация

Процесс оформления регламентирован приказом ФНС России от 12.09.2012 № ММВ-7-6/619@. После регистрации компания может полноценно обмениваться документами с контрагентами.

У большинства операторов ЭДО процесс достаточно упрощен – заявление часто формируется автоматически при первой отправке или подписании формализованного документа. Пользователю достаточно проверить правильность реквизитов и подтвердить подачу.

Как узнать свой идентификатор

В зависимости от используемого сервиса ЭДО, узнать свой идентификатор можно в разных разделах:

1. Обычно эта информация доступна в разделе «Настройки» или «Профиль» пользователя
2. Также идентификатор может находиться в разделе «Реквизиты организации»

Как найти идентификатор контрагента

Существует несколько способов узнать идентификатор ЭДО вашего партнера:

1. Спросить напрямую у контрагента
2. Найти самостоятельно через интерфейс вашего оператора ЭДО:

• Авторизоваться по сертификату ЭП
• Перейти в раздел поиска контрагентов
• Ввести ИНН компании и запустить поиск
• Открыть карточку организации
• Найти код в информации о компании

Часто задаваемые вопросы