Переход на машиночитаемые доверенности (МЧД)

Что такое МЧД и почему важно на нее перейти

Машиночитаемая доверенность (МЧД) представляет собой электронный документ установленного формата, который руководитель организации выдает сотрудникам для делегирования определенных полномочий, например, права подписывать электронные документы от имени компании. Создавайте, подписывайте и отправляйте документы везде, где есть интернет с помощью ЭДО.

С 1 сентября 2024 года использование квалифицированной электронной подписи (КЭП) сотрудника для подписания электронных документов станет невозможным. Вместо этого работникам придется применять электронную подпись физического лица в сочетании с машиночитаемой доверенностью.

Изначально обязательное использование МЧД и сертификатов физических лиц планировалось ввести с 1 сентября 2023 года, но поправки в Федеральный закон №63-ФЗ продлили переходный период до 31 августа 2024 года. Важно отметить, что с 1 сентября 2023 года сотрудники, не имеющие сертификата КЭП сотрудника, а также новые работники, принятые после 31 августа 2023 года, уже не могут получить такой сертификат и должны использовать КЭП физического лица с МЧД.

Пошаговый алгоритм перехода на МЧД

Этап 1: Получение КЭП руководителя в ФНС

С 1 января 2022 года квалифицированная электронная подпись руководителя юридического лица выдается исключительно Федеральной налоговой службой или ее доверенными представителями. КЭП руководителя, полученные ранее в частных удостоверяющих центрах (УЦ), прекратили свое действие 31 марта 2023 года.

Современные сертификаты электронной подписи руководителя обладают повышенной степенью защиты — они являются неизвлекаемыми и неэкспортируемыми. Это означает, что копирование сертификата и его одновременное использование на нескольких компьютерах невозможно. Данное ограничение введено в целях безопасности, поскольку передача сертификата третьим лицам может привести к компрометации ключей подписи и сделать руководителя уязвимым для мошеннических действий.

Для получения КЭП руководителю необходимо подготовить следующие документы:

• Паспорт гражданина РФ
• СНИЛС
• ИНН
• Защищенный носитель (токен), на который будет записан сертификат

Руководитель должен лично обратиться в отделение ФНС или к ее доверенному лицу. Процедура получения сертификата занимает от нескольких минут до одних суток.

Этап 2: Получение КЭП физических лиц для сотрудников

Сертификаты квалифицированной электронной подписи сотрудника юридического лица можно использовать до 31 августа 2024 года. После этой даты такие сертификаты утратят юридическую силу. Для обеспечения непрерывности рабочих процессов необходимо заблаговременно выпустить КЭП физического лица всем сотрудникам, имеющим право подписи.

КЭП физического лица можно получить в любом аккредитованном удостоверяющем центре. Для оформления сертификата потребуются следующие документы:

• Паспорт гражданина РФ
• ИНН
• СНИЛС

Подача заявки на выпуск сертификата возможна через сайт удостоверяющего центра или при личном посещении. После оплаты услуги и подготовки комплекта документов сотрудник может получить сертификат электронной подписи в сервисном центре УЦ.

Этап 3: Выпуск машиночитаемых доверенностей для сотрудников

В настоящее время существует три способа выпуска машиночитаемой доверенности:

1. В специализированном сервисе для работы с МЧД

Специализированные сервисы предлагают удобный интерфейс для создания, подписания и регистрации МЧД. Процесс обычно включает следующие шаги:

• Авторизация в сервисе с использованием КЭП руководителя
• Создание новой доверенности с указанием формата
• Заполнение данных о периоде действия МЧД, организации-доверителе и реквизитах доверенного лица
• Подписание доверенности КЭП руководителя

2. На сайте Федеральной налоговой службы

На портале ФНС создан специальный реестр доверенностей, позволяющий выпускать, проверять и отзывать МЧД. Алгоритм создания доверенности следующий:

1. Перейти на специальную страницу реестра доверенностей ФНС.
2. Выбрать версию доверенности: единую 003, базовую 002 или вариант для налоговой. Оформление передоверия возможно только для уже выпущенной МЧД.
3. Заполнить сведения о доверенности: GUID, внутренний номер, дату создания и дату окончания действия.
4. Внести данные о доверителе, выбрав соответствующий тип: юридическое лицо, физическое лицо, индивидуальный предприниматель или иностранная организация.
5. Заполнить информацию о представителе.
6. Указать состав передаваемых полномочий с помощью классификатора или вручную, определить возможность оформления передоверия.
7. Скачать файл МЧД в формате XML.

Для придания доверенности юридической силы необходимо подписать скачанный файл сертификатом руководителя организации, создав открепленный файл подписи. Это можно сделать с помощью специальных криптографических программ, таких как КриптоПро CSP версии 5.0 и выше.

После подписания файла МЧД необходимо вернуться на сайт ФНС и зарегистрировать доверенность. Для этого следует выбрать раздел «Загрузить в реестр», прикрепить исходный XML-файл МЧД и файл подписи в формате SIG, P7S или SGN, затем нажать кнопку «Загрузить».

3. В информационной системе компании

Для организаций, желающих выпускать МЧД самостоятельно, ФНС и Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций разработали форматы для подготовки XML-файла. Эти форматы доступны на портале «Госуслуги».

28 марта 2023 года ФНС опубликовала единый универсальный формат МЧД, который применяется одновременно как для B2B, так и для B2G электронного документооборота. После выпуска доверенностей в собственной информационной системе необходимо организовать их регистрацию в реестре ФНС.

Этап 4: Настройка использования МЧД в системах электронного документооборота

После добавления доверенности в систему электронного документооборота организации необходимо настроить ее использование для подписания документов. Обычно эту функцию выполняет администратор системы или сам сотрудник.

Типичная последовательность действий включает:

1. Загрузку файла доверенности (XML) и файла подписи руководителя (SIG, P7S)
2. Подтверждение наличия доверенности в реестре ФНС
3. Установку доверенности для использования по умолчанию
4. Сохранение настроек

После завершения настройки сотрудник сможет подписывать документы своим сертификатом физического лица с автоматическим приложением машиночитаемой доверенности.

Особенности использования МЧД в различных системах

Веб-версия систем электронного документооборота

В веб-версиях систем ЭДО доверенности обычно добавляются через раздел настроек. Администратор или сотрудник могут добавить МЧД одним из двух способов:

1. По номеру доверенности и ИНН организации-доверителя
2. Путем загрузки файла доверенности (XML) и файла подписи руководителя (SIG)

После добавления МЧД система выполняет проверку ее наличия в реестре ФНС и отображает соответствующую информацию. Затем можно настроить автоматическое использование доверенности при подписании документов сертификатом физического лица.

Модули для учетных систем (например, 1С)

Для работы с МЧД в модулях для учетных систем необходимо обновить интеграционное решение до актуальной версии. Доверенность можно добавить следующим образом:

1. Войти в модуль с сертификатом физического лица
2. Перейти в раздел настроек и выбрать «Доверенности»
3. Выбрать организацию и нажать «Добавить доверенность»
4. Указать регистрационный номер доверенности и ИНН организации-доверителя или загрузить файл доверенности и файл подписи руководителя
5. Установить доверенность для использования по умолчанию

Программные интерфейсы (API)

При использовании программных интерфейсов доверенность можно зарегистрировать двумя способами:

1. По регистрационному номеру МЧД и ИНН доверителя
2. Путем загрузки XML-файла МЧД с электронной подписью руководителя

В первом случае доверенность обязательно должна быть предварительно зарегистрирована в сервисе ФНС для работы с МЧД, во втором — это не является обязательным условием.